новости Культура коллективной работы на удаленке

 


Часто слышу такую историю: «У нас все сотрудники на удаленке общаются в общем чате в WhatsApp. И некоторые в 7 утра пишут: что-то не работает, пусть админ посмотрит. Но у нас рабочий день с 10 до 18! Зачем будить всех в 7 утра? Или кто-то передает электронные документы в другие отделы уже вечером, ожидая, что коллеги на ночь глядя включатся в работу. И действительно, иногда работа продолжается до 8 — 9 вечера. Как на все это реагировать?»

Давайте рассмотрим ситуацию с двух сторон: со стороны руководителей и со стороны сотрудников. И разберемся, что можно предпринять, чтобы было комфортно работать.

 

Советы для руководителей

 

1. Определитесь с графиком работы в удаленном формате. Все ли сотрудники должны придерживаться графика с 10.00 до 18.00, или достаточно в течение рабочего дня быть на связи, а уже время работы регулировать самостоятельно? Кто-то любит работать в 7 утра, а кто-то поздно вечером. Также у каждого дома свои условия. Например, мамам приходится выбирать время между играми с детьми, приготовлением еды несколько раз в день и выполнением другой домашней работы.

У каждого сотрудника должна быть четкая привязка к задачам и результатам. В этом случае руководителю не придется контролировать время работы каждого сотрудника, что в условиях удаленной работы проблематично. Контролируем только результат.

Разумеется, здесь речь идет о тех подразделениях, которые могут позволить себе такой режим. Ведь существуют отделы, которые могут работать только сообща и только одновременно (как, к примеру, отдел верстки и отдел корректуры в издательстве).

2. Пропишите регламент взаимодействия между отделами. Если работа между отделами взаимосвязана, рекомендую прописать сроки ответа по ключевым задачам.

Например, менеджер отправляет бухгалтеру договор с подрядчиком для согласования. Он может отправить его в 23.00, но при этом должен понимать, что если бухгалтер получил письмо сегодня, то срок ответа - до конца следующего рабочего дня. Если бухгалтер получил договор в первой половине дня, то срок ответа - до 12.00 следующего дня. Сроки примерные, устанавливайте их с учетом специфики деятельности компании. При таком подходе у одних сотрудников будет понимание, когда ожидать ответ, а у других - отпадет необходимость реагировать оперативно и отвечать в нерабочее время.

Кроме сроков, есть еще моменты, которые приводят к конфликтам. И будет лучше, если руководитель их урегулирует. Поэтому по самым частым конфликтным ситуациям собираем действующих лиц и руководителей отделов, чтобы прописать комфортный процесс взаимодействия. Один из руководителей может выступать модератором, фиксировать договоренности и затем оформлять их в виде регламента.

К примеру, такая ситуация. Менеджер отсылает в бухгалтерию счет на оплату и просит оплатить его срочно. Бухгалтер принимает счет, и начинается поток вопросов: а есть ли договор с контрагентом, а прошел ли он проверку юристов, а согласован ли с руководителем платеж, а можно ли разбить оплату на несколько частей, чтобы не платить все сразу?.. Для бухгалтера задавать одни и те же вопросы по каждому счету - большая трата времени. Да и менеджеру приходится вновь возвращаться к уже отложенным документам контрагента.

На общей онлайн-встрече бухгалтера, менеджера, главного бухгалтера и руководителя менеджера можно уточнить эти моменты.

Как можно решить описанную ситуацию? Например, так:

1) разработать шаблон листа согласования счетов от поставщиков. Чтобы менеджер заранее понимал, что для оплаты счета должен быть договор (согласованный и подписанный), проведены переговоры по условиям оплаты, подходящим компании, проверено, укладывается ли сумма счета в ранее согласованный бюджет и завизирован ли счет у руководителя (в зависимости от суммы, если необходимо);

2) в регламенте по оплате прописать порядок оплаты счетов и сроки. Если счетов очень много, рекомендую выбрать платежные дни, например два раза в неделю, чтобы и у менеджеров было время собрать все документы, и бухгалтер мог планировать свою работу. По срокам предусмотрите время обработки бухгалтером каждого счета. И пропишите также порядок оплаты срочных счетов, когда "нужно вчера";

3) в дальнейшем использовать регламенты в работе, по необходимости вносить корректировки.

На практике такие действия значительно сокращают количество конфликтов, освобождают время руководителей, помогают сотрудникам на местах упростить и ускорить процесс взаимодействия.

3. Пропишите правила корпоративного чата. Здесь не нужны большие и объемные регламенты. Закрепите два-три основных пункта в самом чате, чтобы они были в постоянном доступе. Правила могут быть, например, такие:

- в рабочем чате пишем сообщения, которые касаются нескольких участников. Если нужно сообщить админу, что программа не включается, то пишем ему заявку на электронную почту или в личном сообщении - в зависимости от того, как принято в вашей компании. Совсем не обязательно извещать о своей проблеме всех коллег в общем чате;

- когда обращаемся к кому-то конкретно, в начале сообщения указываем имя после значка @. Это поможет не пропустить важные сообщения и оперативно ответить;

- разговоры, не касающиеся работы, ведем в другом чате. Рекомендую создать чат для общения. Сотрудникам, работающим из дома, не хватает участия в жизни компании, общения с коллегами. В этом чате можно поделиться рецептом вкусного пирога, порекомендовать интересный фильм, выложить фото из путешествия, рассказать о новом парке в вашем городе. Кто-то не будет писать, только читать. В любом случае такое неформальное общение эмоционально вовлекает сотрудников в жизнь компании, делает их более лояльными. Руководители могут использовать этот чат для того, чтобы вовлечь своих сотрудников в какие-то активности: корпоративные игры, обсуждение новой идеи, которая может быть полезна бизнесу, и т.д.

4. Зафиксируйте исключения. Здесь многое зависит от специфики деятельности компании. Есть бизнес, в котором срочные и неотложные дела возникают достаточно часто. И в такие моменты регламенты не работают. Рекомендую прописать правила, как действовать в случае срочной работы, когда нужно потрудиться вечером или рано утром вне рабочего графика.

Например, в случае возникновения такой задачи у менеджера он сразу предупреждает бухгалтера, что вот, есть такая задача и важно выполнить ее обязательно сегодня. Это даст возможность бухгалтеру заранее пересмотреть свой план, отложить другие дела. Если отложить невозможно - согласовать со своим руководителем тот факт, что придется работать в свое личное время. Руководитель при этом должен понимать свои полномочия - может ли он дополнительно оплатить время переработки или предоставить отгул в следующий день. Такой подход поможет исключить неудобные и конфликтные моменты в работе, потому что в случае аврала важно принимать решения быстро и действовать.

 

Советы для сотрудников

 

1. Отключите уведомления общего чата. Если сотрудник целый день отвлекается и сразу читает каждое сообщение, приходящее в чат, то за целый день он толком ничего не сделает. Все объемные и важные задачи останутся на утро или на вечер. Если мы отвлекаемся от задачи даже на несколько секунд, нам нужно около 20 минут, чтобы, вернувшись к задаче, вновь погрузиться на прежний уровень.

2. Проверяйте сообщения в общем чате раз в два часа. Хорошо, если это предложение будет исходить от руководителя. Если же руководитель сам реагирует на каждое сообщение в чате и не готов работать по-другому, то пытаемся согласовать с ним новый формат работы. Почему это важно - аргументы выше. Далее раз в два часа сотрудник заходит в чат, читает все новые сообщения. Если есть задачи для него, то те, что можно выполнить быстро, он делает сразу, а более объемные вносит в план. В чате обязательно дает обратную связь, что задача принята, срок выполнения такой-то. Аналогичное правило рекомендую распространить на электронную почту. Если же в чате распределяется между сотрудниками срочная работа, то читайте сообщения сразу после завершения очередной задачи, а не в ходе ее выполнения.

3. Будьте на связи по телефону. Есть задачи, которые не могут ждать два часа, но их обычно немного. Поэтому важно быть на связи. Сообщите коллегам, что, если задача не ждет, можно звонить. Практика показывает, что звонков будет мало. Это позволит выполнить большие объемные задачи в рабочее время.

4. Уберите чувство вины. Если ваши коллеги начинают работать в 6 утра и продолжают до 12 ночи, это вовсе не означает, что все должны так работать. Причин такого графика может быть много, и одна из них - неумение распределять свое время в течение дня. Если сотрудник работает по 12 часов в день, это не значит, что у него больше всех работы, возможно, у него просто нет плана и он постоянно отвлекается на текучку. Поэтому объемные задачи, требующие тишины, он делает рано утром или ночью. Ориентируйтесь на себя и на свой список задач. Если все сделали - молодцы! Если не все, посмотрите, что стало причиной и как распределить работу в следующие дни, чтобы успевать главное. Все остальное решается коммуникацией и регламентами.

Работайте в удовольствие! И помните: кроме общей работы и корпоративной культуры, существуют еще и простые человеческие понятия вежливости, корректности и уместности звонков (сообщений) в неурочное время.

 

И.А. Морозова

Психолог для бухгалтера

   Документ:

Культура коллективной работы на удаленке

(Морозова И.А.) ("Главная книга", 2020, N 16)






Поделиться с коллегами

 


Новости
18.11.2020  Минфин рассказал о расчёте кадастровой стоимости помещения 
18.11.2020  Дополнительные работы увеличат первоначальную стоимость 
18.11.2020  Когда не нужно платить взносы с оплаты работникам тестов на коронавирус 
18.11.2020  Можно ли принять работника по бессрочному договору на временно свободную ставку 
18.11.2020  Внеплановая рокировка сменщиков: как оформить 
18.11.2020  В России скоро появится федеральный центр по лекарственному обеспечению граждан 
18.11.2020  Правительство упростило систему маркировки лекарств 
18.11.2020  Подготовлен законопроект, направленный на устранение пробелов правового регулирования института реорганизации 
10.11.2020  6-НДФЛ – новая форма! 
10.11.2020  Изменятся формы документов по закладной и требования к их заполнению 
 






  
Линия консультации