Что делать кадровику, если сотрудник пропал

Сотрудник внезапно исчез, перестал появляться на работе, не отвечает на телефонные звонки - ситуация не рядовая, но вполне вероятная. И, разумеется, назвать ее простой нельзя. Что в таком случае предпринять кадровой службе и руководителю организации? Попробуем решить эту проблему вместе.

Сотрудник не появился на своем рабочем месте без всякого предупреждения. Произойти это могло по совершенно разным причинам, но работодателю о них ничего неизвестно. Поэтому в первую очередь необходимо выяснить причину отсутствия работника. Для начала нужно попытаться связаться с ним, используя все имеющиеся контактные данные, - в личной карточке сотрудника должны быть указаны его телефон и домашний адрес. Если получить ответ от работника не удалось, следует по возможности обратиться к его родственникам.

Если к концу рабочего дня или смены причина отсутствия сотрудника так и осталась невыясненной, а сам он так и не появился, то следует зафиксировать факт его отсутствия документально. Для этого необходимо сделать соответствующие отметки в табеле учета рабочего времени (унифицированная форма N Т-12 или N Т-13), а также составить акт в произвольной форме в присутствии двух (или более) свидетелей. Рекомендуется оформлять такие акты ежедневно (посменно) - они пригодятся для дальнейшего документирования ситуации и принятия решений. Ведь, если сотрудник все-таки появится, а причина его отсутствия окажется неуважительной, то работодатель будет вправе уволить его за прогул на основании пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

В случае если сотрудник на свое рабочее место так и не вернулся, рекомендуется осуществить комплекс мер по его розыску - документальное подтверждение таких действий понадобится в дальнейшем. Для начала работодателю следует направить по известным адресам места жительства и регистрации работника письменные запросы в произвольной форме о представлении объяснений причин отсутствия на рабочем месте в указанные даты (на основании соответствующих актов). Пример оформления такого запроса приведен в приложении 1. Чтобы впоследствии картина была более объективной, стоит высылать такие письма не реже одного раза в одну-две недели, пока от работника не придет какой-либо ответ. Лучше, если это будут заказные (ценные) письма с описью вложения и уведомлением о вручении получателю.

Если письма были возвращены работодателю по причине отсутствия адресата (либо истечения срока хранения в почтовом отделении), следует составить акт о невозможности получения письменных объяснений от работника в присутствии не менее двух свидетелей в произвольной форме (см. приложение 2). В акте необходимо указать причину его оформления и привести ссылки на отправленные письма. Разумеется, факт возврата писем должен быть зафиксирован в журнале входящей корреспонденции организации-работодателя.

Если все попытки разыскать работника не принесли никакого результата, а сам он так и не появился, придется пойти на крайние меры. В этом случае работодатель должен в законном порядке решить вопрос о прекращении трудовых правоотношений с ним. Для начала нужно обратиться с заявлением в отделение полиции (ст. 12 Федерального закона от 07.02.2011 N 3-ФЗ "О полиции"), чтобы его сотрудники начали поиск данного работника. У работодателя после подачи такого заявления останется на руках отрывной талон из КУСП (книги учета сообщений о происшествиях), подтверждающий обращение с заявлением, который потом пригодится для проведения дальнейших процедур. Также рекомендуется сохранить в организации копию направленного в полицию заявления с отметкой о получении.

Чтобы в подобной ситуации трудовые отношения были прекращены на законных основаниях, а именно по одному из обстоятельств, не зависящих от воли сторон (на основании п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ), работник в силу ст. 42 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ), ст. 276 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации РФ (ГПК РФ) должен быть признан безвестно отсутствующим в судебном порядке. Законодательством не установлен срок, в течение которого работодатель должен ждать пропавшего сотрудника, прежде чем подать иск в суд. Тем не менее в соответствии с ч. 1 ст. 42 ГК РФ по заявлению заинтересованных лиц гражданин может быть признан судом безвестно отсутствующим, если в течение года в месте его жительства нет сведений о месте его пребывания. Судебная практика показывает, что помимо родственников и близких людей вправе подавать такие заявления и работодатель, поскольку он является заинтересованным лицом (Определение Московского областного суда от 22.03.2011 по делу N 33-6303).

Согласно требованиям ст. 277 ГПК РФ в заявлении о признании гражданина безвестно отсутствующим или об объявлении его умершим должно быть указано, для какой цели это необходимо заявителю. Кроме того, в нем необходимо изложить обстоятельства, подтверждающие безвестное отсутствие гражданина (см. приложение 3).

После того как будет вынесено решение о признании работника безвестно отсутствующим, работодатель вправе прекратить с ним трудовые отношения. Оформляются следующие основные документы:

- приказ по форме N Т-8. Графа ознакомления работника с этим документом останется пустой. В графе "Основание" должна содержаться ссылка на реквизиты решения суда;

- трудовая книжка работника. В графе 3 делается такая запись: "Трудовой договор прекращен в связи с признанием работника безвестно отсутствующим, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации". В графу 4 заносятся дата и номер приказа.

Трудовая книжка подлежит выдаче (ст. 84.1 ТК РФ). Поскольку в данной ситуации невозможно вручить ее работнику лично, она передается под расписку одному из родственников либо по заявлению родственника направляется ему по почте (п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). В случае невозможности передачи трудовой книжки родственникам она должна оставаться в организации до востребования. Срок ее хранения составляет не менее 75 лет (п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Помимо оформления кадровых документов работодатель должен произвести полный расчет с работником. Отсутствие последнего не является основанием для невыплаты заработной платы и других компенсаций. Все денежные суммы, подлежащие выплате, должны быть перечислены на депонент. В дальнейшем они должны быть выданы членам семьи пропавшего работника (по аналогии со ст. 141 ТК РФ). Следует помнить, что согласно ст. 2 Семейного кодекса Российской Федерации под членами семьи понимаются супруги, родители и дети (усыновители и усыновленные). Другим родственникам зарплата и иные компенсации могут выдаваться при условии, что указанные члены семьи отсутствуют. Законодательство не определяет, какой из родственников имеет преимущественное право получить денежные средства. На практике этот вопрос обычно решается так: работодатель выдает начисленную сумму тому из родственников, который первым за ней обратится.

Пока идет поиск пропавшего сотрудника, необходимость выполнять его работу зачастую сохраняется. В данном случае заменить его можно двумя способами: либо предложить совмещение профессий (должностей) одному из работников организации, либо принять на неожиданно освободившееся место нового специалиста.

В первом случае сотруднику предлагается дополнительная работа с его письменного согласия, при этом определяются срок, содержание и объем выполнения работ (ст. 60.2 ТК РФ). Следует также помнить, что работник может досрочно отказаться от выполнения таких дополнительных обязанностей, а работодатель - досрочно отменить поручение об их выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня. Оговаривая продолжительность такой деятельности, в качестве "границы" срока можно установить момент выхода пропавшего сотрудника на работу. Если же решено принять нового сотрудника, с ним заключают срочный трудовой договор. Срочность здесь обусловлена тем, что за отсутствующим сотрудником сохраняется место работы - до прекращения с ним трудовых отношений (ч. 1 ст. 59 ТК РФ). Данное условие необходимо включить в текст договора.

История вполне может разрешиться благополучно, и объявленный в розыск работник вернется. Варианты развития ситуации зависят от того, был ли он признан пропавшим без вести в судебном порядке.

1. Если решение суда о признании сотрудника безвестно отсутствующим еще не вынесено, работник должен дать объяснения и сослаться на причину своего отсутствия. Если работодатель сочтет, что причина уважительная, то работник продолжит свою трудовую деятельность. В случае неуважительной причины работодатель имеет право уволить сотрудника за прогул на основании пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Если последний с этим не согласится, он будет вправе обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или в суд с иском о восстановлении на работе.
2. Если гражданин признан пропавшим без вести в судебном порядке и намерен продолжить работу, то сначала ему необходимо явиться в суд и восстановить свой юридический статус - отменить соответствующее решение (ст. 280 ГПК РФ). Кроме того, требуется согласие работодателя на прием новоявленного сотрудника. Обязанность по восстановлению на работе в этом случае отсутствует. Если стороны придут к соглашению, работодатель может предложить сотруднику либо должность, которую тот занимал до своего "таинственного исчезновения", либо иную вакантную позицию. Если сотрудник, выполнявший обязанности пропавшего, согласен уступить место, то замещавшего можно перевести на другую должность (ст. 72.1 ТК РФ), указав в качестве основания для перевода, например, производственную необходимость.

Не согласившись с отказом в восстановлении на работе, гражданин может обратиться в суд с его обжалованием. Если суд признает его правоту, работодателю придется исполнить судебное решение - отменить приказ об увольнении, издать новый и ознакомить работника под роспись. В трудовую книжку также вносится соответствующая запись.

С работником, занимавшим место лица, восстановленного по решению суда на работе, работодатель будет вынужден расторгнуть трудовой договор в силу п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Однако увольнение правомерно только в случае, если перевести такого сотрудника (с его письменного согласия) на другую работу невозможно. Следовательно, работнику, замещающему должность восстановленного, необходимо предложить другую имеющуюся работу. В случае отказа от перевода трудовой договор с ним прекращается и ему выплачивается выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка согласно ч. 3 ст. 178 ТК РФ.

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Образец искового заявления

о признании работника безвестно отсутствующим

В Мещанский районный суд
Каланчевская ул., 43, Москва, 129090
Заинтересованное лицо:
общество с ограниченной ответственностью "Заря"
в лице представителя Петрова А.А.
(доверенность от 30.01.2011 N 05/11),
Речная ул., 45, Москва

Заявление

о признании Иванова Петра Сергеевича

безвестно отсутствующим

Я, Петров Антон Александрович, являюсь юрисконсультом ООО "Заря" и представляю интересы организации на основании доверенности от 30.01.2011 N 05/11.

Иванов Петр Сергеевич (1976 года рождения, адрес места жительства: г. Москва, ул. Переяславская, д. 15, кв. 43) состоит в штате ООО "Заря" в должности менеджера отдела закупок с 2007 г. на основании действующего трудового договора от 13.09.2007 N 48/оз и приказа о приеме на работу от 13.09.2007 N 15.

15.03.2011 Иванов Петр Сергеевич не явился на рабочее место. Последний раз его видели коллеги - работники ООО "Заря" - 14.03.2011, когда он после рабочего времени направился к выходу с территории организации на остановку общественного транспорта и с тех пор на рабочем месте не появлялся, о его местонахождении ничего не известно.

ООО "Заря" принимало меры к установлению причин отсутствия Иванова П.С. на рабочем месте: осуществляло телефонные звонки на известные номера, направляло по адресу места жительства Иванова П.С. письма с просьбой объяснить отсутствие. Указанные меры не принесли никакого результата. В связи с этим были составлены акты об отсутствии на рабочем месте от 15.03.2011, 18.03.2011 и 25.03.2011, а также акт от 05.04.2011 о невозможности получить объяснения о причинах отсутствия на рабочем месте.

ООО "Заря" 06.04.2011 обращалось в Мещанское ОВД г. Москвы с соответствующим заявлением о розыске указанного лица. Поиски результатов не дали.

Родственников и близких у указанного лица, по имеющимся данным, нет.

В связи с невозможностью установить причины отсутствия и местонахождение Иванова П.С. ООО "Заря" обратилось в суд для признания указанного лица безвестно отсутствующим в целях расторжения трудового договора.

В соответствии со ст. 42 ГК РФ и ст. ст. 276, 277 ГПК РФ

прошу:

признать Иванова Петра Сергеевича (1976 года рождения, адрес места жительства: г. Москва, ул. Переяславская, д. 15, кв. 43) безвестно отсутствующим.

Приложения:

1. Копия трудового договора от 13.09.2007 N 48/оз.
2. Копия приказа о приеме на работу от 13.09.2007 N 15.
3. Копии актов об отсутствии Иванова П.С. на работе за 2011 г.
4. Копии писем Иванову П.С. о необходимости представить объяснение причин отсутствия вместе с описями вложения.
5. Копия акта о невозможности получить объяснения причин отсутствия на работе.
6. Копия заявления в Мещанское ОВД о принятии мер к розыску человека от 06.04.2011.
7. Справка из Мещанского ОВД о невозможности установления местонахождения Иванова П.С.
8. Квитанция об уплате госпошлины.

Петров

13.05.2011

Документ:Работник пропал без вести: как поступить? (Бенмерабет А.С.) ("Кадровик.ру", 2011, N 12)